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规范文书处理工作夯实档案工作基础研究

  摘 要:随着社会的不断发展,文书处理工作在传统的运转上已经出现了效率低下和审查力度不够高的现象,所以认真做好文书处理工作,保证基层台站文书档案工作正常运行显得尤为重要。管理人员要开拓创新意识,积极吸收先进的管理技术和先进的生产技术,打破传统文书处理工作架构僵局。本文经研究将从档案凭证的价值和如何进行妥善的文书档案管理上来讨论在新时期如何做好文书处理工作。
  关键词:文书处理工作;档案工作;策略
  档案是人类在社会实践和社会生活中形成的一系列信息,并通过合理有效的归档方式将其记录下来,其记录结果通常是音视频文件、图表、书面文字等。而文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓,其中包含了一些国家机密信息和政府机关指示等重要信息,所以对于文书档案的保护是信息保护的重点之一。文书档案的整理归档对于通用文书的要求比较高,如果能够更高效的梳理和规范通用文书的处理,文书档案整理将会更加的高效、便捷。
  一、档案凭证的价值
  档案凭证是档案中判定档案真伪和时间、档案类别的重要工具,档案工具对于文书档案的真伪判定具有不可替代的价值,同时也节省了搜寻档案信息的时间,传统档案凭证被电子凭证所取代,是因为它拥有一些被时代遗弃的弊端。
  (一)一次性
  当权益受到不法侵害时,档案的作用就体现了出来,因此档案的凭证价值是一次性的,一旦消耗完就需要重新进行档案评定。
  (二)差异性
  每个地区的档案归纳由于地区政策不同、地理形态不同等原因,早就出现每个地区的档案凭证的规则和评定各不相同,一个地区的档案凭证可能在别的地区无法发挥评定真伪的作用。因此在信息化条件下,电子凭证成为了跨越地区的通用式凭证。
  (三)时效性
  由于传统的档案凭证通常由纸质凭证为主,纸质凭证往往具有一定的保质期且安全性不高,很容易造成遗失遗漏的情况,往往只能够保存数年随即便失去了效用,即便是保存条件好的情况下,也会牺牲档案凭证的便捷性。
  (四)单一性
  传统的档案文书的凭证与所指的实物或效力一一对应,因此每个凭证所包含的信息十分有限,因此数据库要存放大量的档案信息来维持凭证的发放,但由于档案凭证的单一性导致工作人员的工作量负担加重,失去积极性,同时也会让档案凭证失去灵活性。
  二、如何进行妥善的文书档案管理
  (一)树立正确的文书档案观念
  档案由文件转化而来,文件办理完毕,经过鉴定、整理、归档后形成档案。文件是对外喉舌,管理人员的文书素养的高低直接决定文件的质量,所以在文书处理工作中要不断加强文书质量,,要将党和国家的政策方针、执行方案恰当融入其中。另一方面,文书的质量也会影响到归档工作的执行,一份格式鲜明,内容清晰的文书能够提升归档工作的效率。在文书处理工作中要注意以下几点:1.要有文书档案意识,该形成正式文件的就不要做为临时文件,确保归档文件的及时性和完整性,做到应归尽归。2.在文书起草方面,要严格进行把关,在每份文书起草时要完善权责制度,明确宣发目的和写作内容,按照党的各项方针政策和领导的要求,对于民意民情要进行充分而整体的把握,掌握第一手资料使自己草拟出来的文书更加的完善,权威,鲜明。3.在审核环节上要进行严格的审查,在政治审查上要严格审查内容是否符合党政方针和有关规定,引用文献和专有名词是否清晰准确,在格式审查上要明确文书格式,避免因为错误格式而影响阅读和理解,也同样要避免标点符号和语句的错用和漏用。4.要加强校对工作,校对工作对于文书处理过程中是十分重要的一环,在校对过程中需要进行严格的审查,审查文书的各个环节是否规范正确,不能因为紧急或图省劲就省去校对环节。5.在印刷环节上要进行严格把关,确定打印机是否正常运行,确保规格正确,一份标准规范的文件给人以美的享受。
  (二)文书档案管理人员综合素质培养
  档案管理人员的综合素质直接决定档案管理工作的效率和质量,作为无线人,办文必须讲政治,业务精,有文化素养,有创新意识,有钻研和埋头苦干的干劲。在传统文书档案管理中,很多文书档案管理人员实际上只起到“保管员”的角色,时代在进步,要做好新时代档案管理人员,必须与时俱进,紧跟时代步伐,创新思维,创新工作方法,创新管理模式。
  同时各级领导对文书档案的重视程度也严重影响文书管理方式是否高效。高科技手段和自动化、网络化在文书档案中的运用也离不开局、台领导和部门领导的大力支持,经费的保障、继续再教育和档案专业知识的培训都需要及时给予安排和落实。领导重视,人员素质高,文书档案的收集、整理的质量和效率就高。同时也要完善各部门之间协调和监督体系,运用科学有效的方法,使党工团、行政等各部门及时做好文书档案归档的有关工作,避免各个部门的相互制肘,确保文书档案管理工作做的更好。
  (三)运用现代科技进行文书处理工作
  掌握和运用现代科技手段势在必行。为提升文书处理工作的效率,必须要吸收现代的管理制度和先进的生产科技以及大数据,云平台等作为支撑,将现代化信息管理技术运用到文书处理工作当中去,借助计算机和自动化数控等手段开展文书处理审批一体化进而提升归档与草拟文书的效率,让文书在传递过程中做到充分传递、快捷传递,并运用5G计算机储存和云平台能储存手段进一步完善归档过程,让文书的各个环节都能够高效运转。
  三、结语
  处理文书工作時一定要注重一体化的建设,将文书的草拟和宣发连通起来,体现出现代科技对于文书处理工作的促进作用。尽管在信息化条件时代下的文书档案工作仍旧有许多不科学的方面和低效率的做法,文书档案管理方式要进行积极的改革,如果被时代发展所倒逼转型那么时代红利将不会普及到文书档案工作方面上,这就要要求管理人员要开拓创新意识积极吸收先进的管理技术和先进的生产技术突破陈旧观念让文书处理工作得以高效运行。
  参考文献
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