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关于信息时代做好出租屋档案管理工作的策略探

  摘 要:在信息化时代背景下做好出租屋档案管理工作,对于社区租房市场的发展是有利的,能够为相关人员提供更为全面的信息,帮助社区领导深入地了解社区租房市场的具体情况,并做好管控。基于此,本文就围绕信息时代背景下出租屋档案管理有关的内容进行了分析与探究,结合具体情况提出一系列出租屋档案管理工作的优化策略,希望能够促进出租屋档案管理工作效果的提升。
  关键词:信息时代;出租屋档案管理;优化策略;租房市场
  随着科学技术的快速发展,我们逐渐迎来了信息时代,在这一时代中,信息技术的运用率不断提升,各个行业都开始向信息化方向靠拢,这为出租屋档案管理工作带来了较大的便利。由于出租屋档案管理工作涉及到诸多细节性内容,档案信息较为复杂,传统的档案管理模式难以提升档案管理效率,所以相关人员必须要对信息技术进行运用,借助于计算机系统对档案管理工作进行优化。
  一、信息时代出租屋档案管理工作创新与优化的意义
  1.有助于提升出租屋档案管理的质量与效率
  在我国社会快速发展的过程中,我国租房市场也在不断变化,且国家有关政策也处于变动中,这导致出租屋档案管理所面临的形势更为严峻,档案管理的重要性更为凸显。而在传统模式下,相关人员在开展出租屋档案管理工作的时候,往往是运用手工形式,比如手工对档案信息进行收集、手工对档案进行分类存放等,整体档案管理的效率十分低下,且在管理过程中容易出错。而在信息时代背景下,将信息技术引入到出租屋档案管理工作中,则能够对传统的档案管理模式进行改革,充分发挥计算机的自动化功能,提升档案管理的效率。并且还能够降低档案管理人员的负担,使其有更多的时间去思考如何对档案管理工作进行创新与优化,这就能够促进档案管理效果的提升。
  2.有助于提升出租屋档案管理的规范性,促进档案管理职能的转变
  将信息技术引入到出租屋档案管理工作中,能够使档案管理人员严格依据有关的制度来开展档案管理工作,运用信息系统对档案管理的每一个环节进行约束,遵循档案管理的流程,这对于档案管理规范性的提升是十分有利的。并且,档案管理人员在开展信息化档案管理工作的过程中,还能够以更为严格的标准要求自己,深化对档案管理工作的认识,更好地发挥档案管理的作用。比如及时为领导提供档案管理的有关信息,对各种有关的信息进行汇总,或者做好分类等,也可以及时为相关档案信息运用者推送信息资料,参与到决策与管理过程中,实现档案管理职能的转型。
  3.有助于档案价值的发挥
  出租屋档案管理工作的目的在于对档案信息进行科学保存,为有关信息使用者提供档案资料,促进其更好地了解租房市场发展与变化,并及时对政策进行调整,推动租房市场的更好发展。但是在传统档案管理模式下,档案管理者仅仅是对档案信息进行了保存,并不注重档案信息的运用,且很多时候档案资料都是纸质版存放的,在需要运用的时候,往往需要花费较长的时间去寻找,整体运用效率十分低下。而通过信息技术的运用,则能够将纸质版信息转化为电子版信息,并借助于计算机、互联网对信息进行传递,这就能够为相关人员更好地运用信息提供便利,促进档案信息价值的更好发挥。
  二、信息时代做好出租屋档案管理工作的策略
  在信息时代背景下,出租屋档案管理工作的优化措施是较多的,档案管理工作的创新空间较大,而这离不开档案管理人員的努力与付出,结合现实情况本文提出如下几个出租屋档案管理的优化策略:
  1.对传统的档案管理思想进行更新,树立新型档案管理理念
  随着时代的快速发展,出租屋档案管理的重要性更为凸显,且对档案管理人员的要求更高,档案管理人员传统的档案管理思想观念已经表现出较大的滞后性,因此要积极对档案管理思维进行创新,认识到新时代发展变化赋予档案管理工作的重任。首先,出租屋档案管理工作已经不能再局限于传统的收集信息、保存信息上了,而是要对各类信息进行科学分析,根据信息具体包含的内容对出租屋发展情况进行了解,掌握租房市场的变化,并积极为有关领导提供最新情况,帮助其做决策。其次,要认识到传统档案管理的不足,仔细分析工作中出现的问题,并结合现实情况对问题进行解决,不断提升档案管理的有效性。最后,相关单位要对出租屋档案管理的制度体系进行更新,把握行业发展特点以及变化趋势等,对制度进行创新,并做好出租屋档案管理工作流程的优化,为档案管理者人员更好地开展工作明确方向,使档案管理人员对自身的行为进行约束。
  2.将信息化手段引入到出租屋档案管理工作中
  信息化时代出租屋档案管理工作创新离不开信息技术的运用,为了提升出租屋档案管理的有效性,相关部门应当积极在档案管理部门引入信息系统,且在引进信息系统的时候要全面考虑单位的情况,确保所引进的系统与单位发展相符合。同时,还要进行出租屋档案信息资源库的构建,档案管理者要定期将整理好的出租屋档案信息归入到信息资源库中,做好各项信息的分类,在有关人员需要运用信息的时候能够及时调取,并发送。为了进一步提升出租屋档案信息的运用价值,还可以构建对应的检索系统,该系统应当满足核心文档与检索文档的需求,要将文档名称、内容等纳入到具体的检索目录中,以便于后期对其进行查找。而对于那些核心文档来说,则要做好保密,对文档进行加密,只有资质内的人员才能够对这类文档进行运用。
  3.对新技术进行运用,提升出租屋档案管理的服务水平
  在科学技术不断发展的过程中,各种新技术逐渐涌现,比如大数据技术、云计算技术等,这些技术都能够为出租屋档案管理工作带来有利作用。档案管理人员要对这些新技术进行运用,积极将其纳入到自身的日常工作中,借助于这些技术提升服务水平,推动档案管理效果的增强。比如,可以对大数据技术进行运用,借助于该技术对租房市场的信息进行搜集,深入了解租房市场的变化,并对各种有关的档案信息进行完善,提升档案管理的完整性。还可以运用大数据技术对相关档案使用者的需求进行预测,分析其信息运用倾向,并主动为其推送有关的信息,减轻其信息收集的难度,帮助其更好地做决策。另外,还可以运用云计算技术对该区域出租人员的数量变化进行计算,统计出租人员的工作情况、薪酬情况等,深化对外来人员的信息进行了解,更好地对档案信息进行充实,这对于档案管理效果的提升也是极为有利的。
  4.提升出租屋档案管理人员的信息化技能
  出租屋档案管理人员工作水平的提升离不开信息化知识的学习,单位要注重对档案管理人员进行新知识培训,使其多学习与计算机信息化有关的知识,不断提升综合技能,这样其才能够更好地将信息化技术融入到自身日常工作中。同时,还要对单位的硬件设备进行健全,要结合单位出租屋档案管理的实际需求引进硬件设施,比如计算机、扫描仪、复印机等,以便为相关人员更好地开展信息化工作营造良好环境。
  三、结语
  出租屋档案管理是外来人员管理的基础,通过有效对这些档案信息进行管理,能够明确区域内外来人员的具体情况,了解租房市场的发展与变化,并及时为外来人员管理提供参考依据。由于出租屋档案管理涉及到的内容较多,传统的管理模式较为落后,所以在信息时代背景下要及时对这些模式进行更新,将信息手段引入进来,本文提出一系列信息化档案管理策略,希望能够为相关人员提供一些参考和借鉴。
  参考文献
  [1]卢劲.信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新[J].办公室业务,,2019(12):120
  [2]黄河.经济新常态下档案管理工作的改革思路[J].城建档案.2019(03)
  [3]姬海娇.信息时代下做好档案管理工作的措施[J].环球市场信息导报.2016(04)

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