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人事档案数字化在人事管理中的重要性

  摘 要:人事档案是人事管理活动中形成的,是人事工作的核心。随着现代网络信息化的不断发展与进步,网络信息化给各领域都提供了先进的技术支持,在人事档案管理上,网络技术同样有积极的作用。人事档案数字化是对传统人事档案管理工作的有效创新,采用先进的网络技术,实现对档案及材料的收集、整理统计等日常工作的数字化管理。有效提高了人事档案管理工作的效率,提升其时效性和准确性,解决了传统人事档案管理工作中存在的一些矛盾,有效提升了档案管理水平。本文就人事档案管理数字化在人事管理中的重要性进行了阐述,,并讨论了人事档案管理的现状提出了人事档案数字化建设的措施[1]。
  关键词:人事档案数字化;人事管理;重要性
  一、人事档案管理现状
  1.人事档案管理方式与观念的落后。当前信息技术水平不断提高,人事档案管理工作中,对数字化和信息化的要求不断提高,现阶段的人事档案管理工作中,大部分仅仅采用计算机简单的将人事档案信息录入保存,缺少专业化的档案管理技术,还有一部分仍然采用纸质进行工作,不仅费时费力,还无法保证人事档案信息的安全性。大部分人对人事档案管理工作的关注力度不强,忽略了人事档案管理的重要性,没有明确人事档案管理工作的真正意义,对人事档案的作用和功能认识不足,在一定程度上阻碍了人事档案数字化建设和发展实施。
  2.人事档案管理工作人员整体素质较低。在人事档案管理工作中,需要对信息采集、处理和应用,对管理工作人员的专业水平要求较为严格,要求工作人员掌握相关档案管理技能和知识,而目前大多数的管理人员非专业档案管理人才,掌握的管理知识较少,一些相关操作技术能力较弱。相应的计算机技术和网络技术掌握能力偏低,无法胜任数字化人事档案的管理工作[2]。
  3.缺少系统的法律法规。对于人事档案数字化管理,我国没有相关的法律法规和统一标准,人事档案数字化建设还处于探索阶段,各地的人事档案管理各行其是,档案的内容、质量各不相同,使得人事信息分散化,严重影响人事档案数字化发展进程。
  二、人事档案数字化建设的工作措施
  1.建立新型人事档案管理模式。建立一个科学合理的新型人事档案管理模式有利于部门工作的顺利开展,企业单位可以建立相应的档案部门,及时清理无用的人事档案信息,降低企业内部管理压力。为职员提供自由晋升的平台,及时更新人力资源观念。在人事档案管理工作中,让每个管理工作人员在相应的档案管理流程进行签名,保证各个环节有序协作,加强人事档案信息的准确和安全。
  2.提升档案管理人员自身素质及设备质量。开展管理人员培训工作,努力培养一批具备专业人事档案管理方面知识的管理人才,保证其拥有一定的计算机操作能力。制定相关规范制度,对管理人员有效控制,使其可以在工作岗位上充分发挥自身优良作用。强化管理队伍纪律,相关工作人员明确自身职责,采取有效策略最大限度的避免意外情况的出现。电子档案需要实时更新人员信息,要保证设备的正常高效运作,一些硬件设备如计算机、速印机等,需要保证其正常运作,便于随时进行信息的更新和整理。
  3.强化规章制度建设。从制度上创建更好的人事档案管理工作平台,结合实际经验,整理汇编相关的规章制度,明确管理人员职责任务,清晰管理流程,确保人事档案管理有章可循、有制可查、有据可依。建立完善的人事档案管理长效机制,制定科学合理的考核评价制度,调动管理人员的工作积极性,建立竞争激励体制,让工作人员感受到竞争的压力,提升其工作荣辱感,为人事档案数字化的创建和实施提供强有力的管理保障。
  三、人事档案数字化在人事管理中的重要性
  1.优化现代人事管理工作机制。人事档案数字化建设,是建立在网络信息技术的前提下,利用现代网络技术为依托,将人事档案信息输入电脑,建立档案信息平台,将这些重要档案信息统一聚集到管理系统中。功能全面,可以准确、便捷、快速的存储人事档案信息,并且通过网络系统,还有搜集、查找、分类的功能,需要寻找某个信息时,可以通过输入关键词搜索,及时准确的找出所需的人事档案信息,极大的缩短了档案管理人员的工作时间,有效节省了搜索档案的时间,大大降低了档案管理工作人员的工作强度。还可以实时在线共享,方便档案的整理和对外借用,促进了人事档案管理的现代化发展[3]。
  2.加强档案安全信息建设。安全信息建设是网络技术的重要组成部分,是确保人事档案管理信息安全的前提条件。人事档案管理工作程序繁琐并且内容复杂多样,有些信息的忽视造成相关工作的遗漏,不利于人事档案管理工作的进行。人事档案管理通过网络系统平台的建立,对人事档案信息设置保护密码锁,防止人事信息的泄露,并可以将所有的人事档案信息数据进行无限备份,当网络系统崩溃或是被病毒入侵,也不用担心信息数据的丢失或泄露,充分提高了人事档案信息的安全性,并保证了人事档案信息的完整。
  3.實现网络管理,解决传统档案工作存在的弊端。传统人事档案管理方式一般采用纸质档案,经过长时间的翻阅和存放,部分档案纸张出现变黄、字迹模糊或纸张破损、丢失等现象,而实现人事档案网络管理,采用先进的电子信息技术,将传统纸质的人事档案信息输入网络平台系统中,让人事档案信息长时间的完好保存。数字化的建设更好的提供信息参考依据,企业领导通过网络系统平台快速找到需要的个人信息,包括其个人的成就等,为其他的工作提供有力的参考数值,更有利于人才的各方面能力提升。
  总结
  人事档案数字化对人事档案管理具有重要的意义,人事档案数字化是时代发展的必然趋势。信息化建设的不断深入,人事档案管理的不断改革,解决人事档案管理建设中存在的问题,加强人事档案数字化建设,有效减少人力、物力的不必要浪费,全面统一工作标准,规范工作管理流程,加强安全信息建设,有效提高了人事档案的保密性,有利于档案管理的发展,提高服务质量,有效节省档案搜索时间,实现人事档案管理的信息化建设,充分发挥人事档案在人事管理工作的核心作用。
  参考文献
  [1]刘洋,王春梅.人事档案数字化在人事管理中的重要性[J].企业改革与管理,2016(21):111+113.
  [2]谢利芳,丁兰岚.干部人事档案数字化建设研究[J].兰台内外,2020(03):66-67.
  [3]林俏瑾.人事档案数字化在人事管理中的重要性分析[J].办公室业务,2019(16):166-167.

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