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事业单位数码照片档案管理对策

  摘 要:随着信息技术的发展,数码设备被广泛应用,数码照片成为一种便捷直观的记录方式。在事业单位档案管理中,数码照片档案的重要性也不言而喻,加强数码照片档案资料的管理工作,也是我们档案管理中的重要课题。该文对数码照片档案管理现状进行分析,探讨做好数码照片的管理工作的一些措施,希望可以发挥数码照片的使用价值,提升档案管理效能。
  关键词:事业单位;数码照片;档案管理;对策
  序言:
  照片档案是在社会活动中静止拍摄的具有记录意义的图片档案资料,数码照片档案是通过数码相机和计算机技术形成的照片档案资料,它是一种电子化档案,可以在计算机系统中存储,传输和开发利用。数码照片是档案资源一种,数码照片以图片形式记录事业单位发展中的历程,成果以及重大事件,具有保存和使用价值。数码照片档案具有成像速度快,成本低,储存方便等特性,可以直观的展现资料信息,便于查看和使用。但是数码照片档案如何更好的管理成为目前档案管理工作中的重要课题,值得档案管理人员深入研究。
  1.数码照片档案管理现状分析
  随着信息化技术发展加速,数码照片档案数量日益增加,事业单位各部门都有大量的数码照片需要保存和归档,若数码照片档案不能及时归档,数码照片的内容、拍摄的地点以及其他相关问题不能及时记录,,不能准确的进行分类归档,会导致数码照片档案不能正常使用,无法发挥其档案价值。其次,数码照片是通过计算机设备和信息系统进行保存,计算机设备和信息系统的安全对数码照片档案管理有直接的影响,若计算机受到病毒威胁或者系统故障会导致数码照片档案损坏或丢失,导致数码照片档案无法使用。再次,一些人为因素也会影响数码照片档案的完整性。例如档案管理人员未对照片进行备份或者人员岗位变动,数码照片交接不到位,导致数码照片缺失。
  在数码照片档案信息化管理中操作不规范,管理制度不完善或者执行不到位,数码照片档案的管理细则不完整,例如数码照片档案管理的时间、范围、要求、利用情况等,没有进行科学的监管,导致数码照片档案管理在实际工作中存在一些问题。
  2.加强事业单位数码照片档案管理的对策
  2.1建立完整的管理制度,规范数码照片档案管理程序
  建立完善的管理制度是做好档案管理工作的前提。事业单位需要根据国家政策、行业标准和单位自身特点建立一套符合实际需求的数码照片档案管理制度,该制度的内容包括规范数码照片的产生,收集,归档,存储,传输和利用等各个环节的操作细则。数码照片的管理制度是保障数码照片规范化管理的前提,在实际工作中具有指导性和规范性特点。将数码照片档案处理中的各个细节都制度规范化流程,可以保证数码照片档案管理工作的有序进行。
  2.2加强数码照片分类管理,完善数据库系统建设
  随着信息化的应用,数码照片档案管理需要利用信息科技在专业档案管理系统中进行。信息化技术的进步给事业单位档案管理带来了机遇,同时也带来了挑战。档案管理信息化系统建设,除了需要档案管理人员具有专业的档案管理知识和技术,还需要档案管理人员高效的信息化操作水平。档案管理人员应该熟练掌握档案管理系统的操作流程和维护方式,保证数码照片档案及时归档和存储,保证数码照片档案安全性,完整性。
  在档案管理系统中,数码照片在收集整理时需要做好分类,由于数码照片数量多,难以查询,因此需要按其记录的内容进行分类整理,这样在后期使用时可以快速的检索到相关数码照片吗,节省搜索时间,同时也可以避免数码照片档案的缺失和遗漏。档案管理工作中,面对数量庞大的数码照片要进行筛选并分类,可以根据数码照片档案的功能和作用进行分类,保证数码照片反映记录事实的主体鲜明,清晰完整。尤其使对事业单位开展重大活动或者记录重大成果时,数码照片会比较多,要对相关记录照片做好分类整理,以便后期使用和宣传学习等。
  2.3利用多种途径,确保数码照片档案妥善保管,提高数码照片档案的利用率
  数码照片数量多,容易丢失和遗漏,为了保证数码照片能完整的保存,要做好数码照片的备份工作。数码照片需要在系统中备份,还需要在硬盘中备份,这样既可以长久保存,也方便传输和利用。同时存储系统和载体都需要进行加密管理。存贮数码照片档案时,需要设置成只读状态,并且严格设置读写权限,防止数码照片档案信息被篡改或破坏,这样可以最大化的保证数码照片档案资料的完整性和真实性。此外,需要设置完善的数码照片档案定期检查制度,对数码照片档案进行定期检查,确保数码照片档案妥善保管,防止数码照片丢失。另外还需要保证网络安全性和系统稳定性,防止病毒入侵,破坏照片文件,加强网絡系统的安全建设,定期做系统维护和安全维护。
  随着信息化步伐加速,资源的交流与共享也变得更加方便。数码照片档案也应该适当放开服务对象,除了可以服务本单位,还可以适当的进行资源共享,改变档案资料查询费时费力的现象,实现档案管理系统信息共享,可以提高查询和传输数码照片的效率,节省时间和人力,提高数码照片档案的利用率。
  结语
  随着信息化技术手段被广泛的应用到各个领域,事业单位数码照片的管理也应该实现信息化管理,采用信息手段进行管理可以提升数码照片档案管理的效能,发挥数码照片的使用价值。为事业单位更好的服务是档案管理工作宗旨,数码档案管理的目的是充分实现数码照片资料的利用价值,而不是将数码照片档案闲置和封存。除了一些机密档案资源具有严格的保密性,其他档案资源都要适当的发挥档案资源利用的价值,推动事业单位可持续发展。
  参考文献
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  [3]浅谈机关档案室数码照片档案归档难问题[J].谢春霞.云南档案.2015(12)
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  [5]浅议卫生事业单位数码照片档案管理的难点与对策[J].周心宇.科技风.2015(20)

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