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对基于大数据时代下的电子档案管理的几点探讨

  摘 要:大数据时代,云计算、大数据等先进信息处理技术被广泛应用到档案管理工作当中,电子档案管理成为新时代档案管理的主要特征。与传统档案管理模式相比,电子档案管理在信息数据统计、整理、归类、共享、存储方面具有极大优势,实现了档案管理效率的全面提升。笔者在麻涌人力资源服务中心从事就业创业档案管理工作,经历了传统档案管理到电子档案管理的演变,切实感受到电子档案管理带来的便利。当然,电子档案管理在应用中也存在一些不足,对此,本文在分析就业创业电子档案管理优势基础上,对其存在问题予以论述,并提出对应优化策略。
  关键词:大数据时代;档案管理;人力资源服务;问题;策略
  网络信息技术的发展让我国快速进入到了大数据时代,海量信息的搜集、传递、处理、保存也让事业单位面临着新的挑战。档案管理是人力资源服务中心业务的核心因素,影响到就业创业政策的实施质量和效率,所以,提升人力资源服务就业创业电子档案管理水平尤为重要。
  一、大数据时代下电子档案管理优势
  1.档案管理效率高
  电子档案管理主要以计算机为载体,借助云计算、大数据等现代信息技术实现对档案信息的自动化、智能化、高效化管理。这种管理转变了以手工档案搜集、整理为主的传统档案管理模式,节约了数据搜集时间、成本,提高了档案数据信息利用率,挖掘了更多价值信息,实现了档案管理效益的最大化。人力资源服务中心拥有海量数据资料,在电子档案管理技术应用下,实现了档案管理质量的提升,让档案管理工作变得更加轻松、高效。
  2.档案管理保密性强
  大数据时代下,电子信息档案主要利用档案管理平台实现档案信息的电子化处理,并将电子档案文件集中存储在数据库,在查阅档案时,用户需要登录平台获得登录权限,且级别不同调阅的文档信息内容不同,这些通过电子档案管理系统能够设定。同时,在档案查阅时,有专门的检索路径,通过检索能够精准查阅到对应的档案信息,不仅提升了档案信息使用效率,而且避免了档案信息泄露等问题,毕竟在传统档案查阅中,涉及关联内容较多,很容易在查阅中导致其他信息的泄露,而电子档案有效规避了这一问题,增强了档案管理的保密性。
  3.档案信息更新速度快
  档案信息内容的完整性、更新及时性决定着档案信息的使用质量,对于人力资源服务中心而言,每天都有大量的文件信息需要归档,尤其是就业创业补贴申请档案,更需要不定时的进行更新,这就增加了档案管理的难度,在传统档案管理模式下不仅耗时耗力,而且容易出现差错。电子信息档案管理则有效解决了这些问题,能够通过计算机系统实现数据的及时更新,在电子信息档案管理系统辅助下可以查漏补缺,提高档案信息的完整度、精准性,更好满足人力资源服务需求。
  4.档案管理规范化
  电子信息档案管理主要依赖信息技术实现档案数据信息的搜集、整理,为确保档案管理的效率,通常制定了规范、统一的执行标准,通过各个环节操作流程的规范化,有效保障了档案管理的效率和质量,最大程度的降低了管理成本,实现了管理效率的大幅提升。笔者在人力资源服务中心档案管理工作当中,同样遵循着严格的档案管理规范,通过规范化操作,不仅降低了档案管理失误率,而且实现了管理效率的提升,减轻了工作负担。
  二、大数据时代电子档案管理存在的问题
  1.电子档案管理体系不健全
  电子档案管理发挥的作用是不言而喻的,尤其是在人力资源服务过程中,更需要健全完善的电子档案信息来满足工作需求,但在现实当中,由于电子档案管理要求体系不完善,导致电子档案信息难以及时有效更新,实际数据与存储数据之间存在出入,限制了档案信息数据的利用。例如,在人力资源服务当中,每天都会有新的信息需要归档,但由于监管机制存在缺失,一些部门或人员并没有在规定期限内实现数据信息的录入、存档,同时,缺乏专业的档案管理核查人员对存储信息与实际信息作出对比核实,造成实际档案信息与电子档案信息之间存在差异,电子档案遗漏信息较多,严重影响了档案管理工作质量。
  2.电子档案共享水平有限
  档案管理的目的是为使用者提供及时、完整、有效的数据信息,以发挥档案文件的价值,更好服务社会。虽然电子档案管理已经成为各企事业单位的主要档案管理模式,但是电子档案数据的共享水平相对有限,往往同一单位不同部门之间缺乏共享平台,导致档案信息利用率低。电子档案共享水平有限的原因主要包括这几方面:首先,档案查阅流程复杂,尤其是跨部门之间进行档案信息的查阅,难以通过网络进行申请、批复,往往需要申請,在部门领导签字确认后方可查阅,增加了文档共享实施难度;其次,档案管理人员缺乏数据共享意识,多数情况下将档案信息化作为自己档案信息化管理的全部内容,没有及时将档案信息进行云端共享,造成数据无法有效共享。
  三、大数据时代下电子档案管理的优化策略
  1.完善管理机制,提高管理效率
  大数据时代下必须要对电子档案管理机制进行不断优化,通过制度体系健全实现管理效率的全面提升,更好满足档案管理需求,挖掘档案信息价值。在电子档案管理机制完善过程中,可以从这些方面入手:
  其一,完善电子档案数据管理流程。在人力资源服务中心档案管理活动中,信息更新速度快,每天都需要新的信息录入到电子档案数据库当中,尽管现有阶段电子档案数据录入有对应的操作规范,但在数据传输效率、上传效率、数据存储方面存在不足,因此需要对细节进行完善,确保数据及时有效的更新;
  其二,明确岗位职责,建立责任追究机制。针对电子档案数据存储的及时、精准、安全性,可以派遣专门的电子档案管理人员对对数据信息的更新状况予以核查,一旦发现问题及时解决,,同时,可以通过奖罚机制调动档案管理人员的自主能动性,不断提高电子档案录入时效性;
  其三,优化数据库存储目录,提高检索能力。在电子档案使用当中,检索是获取档案数据信息的有效途径,只有具备高效的检索水平才可以提升信息数据的价值性。人力资源服务中心档案管理的多样性、繁杂性,更需要对这些方面予以完善。
  2.增强共享意识,提升共享水平
  电子档案共享可以更好发挥档案信息的价值,提高信息利用率,针对电子档案共享水平不足问题,可以通过增强共享意识等途径予以解决。首先,加强档案管理人员培训,将档案共享理念贯彻到培训体系当中,通过培训增强档案管理人员的共享意识;其次,加强部门之间的信息共享力度,建立规范化的信息共享平台,对于非机密性档案信息,通过云端共享平台实现单位内部的共享,有效发挥档案信息的价值;再次,加强与外界之间的信息共享,尤其是要注重与本单位有密切业务来往的部门进行合作,通过双方共享机制的构建,挖掘信息价值,提升信息利用率,实现彼此的互利共赢。人力资源服务中心更要充分发挥自我在信息数据搜集、整理方面的优势,通过数据信息的充分共享,提升服务水平,实现档案信息价值的最大化。
  四、结语
  电子信息档案管理是大数据时代发展的必然趋势,必须要充分借助其优势提升档案管理效率,满足单位档案管理需求。针对大数据时代电子档案管理存在的问题,本文主要从完善电子档案管理机制、增强共享意识等方面提出了优化策略,希望能够为单位电子档案管理水平的提升提供依据。
  参考文献
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  [2]李霞.大数据背景下事业单位电子档案信息化管理探讨[J].中国管理信息化,2018(04):136--137
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  [4]南燚.大数据视角下的电子信息档案管理探讨[J].工作指导,2018(10):89--90

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