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电力系统技改大修工程项目档案管理策略探究

  摘 要:电力系统技改大修工程项目从立项到施工再到竣工都必须做好档案管理,因为高效的档案管理能够为技改大修工程管理提供参考和依据。本文分析了大修工程项目档案管理的现状以及科学的档案管理策略。
  关键词:电力系统;技改大修工程项目;档案管理;现状;对策
  0  引言
  随着电力系统的建设发展,技改大修项目也逐渐得以拓展,对应的工程项目的档案管理也势必需要跟上日程,因为档案资料是技改大修工程施工的依据,能够为技改工程施工提供参考,也为日后的工程项目维修提供所需的资料,必须积极正视技改大修工程项目档案管理的现状,采取科学的措施和管理对策来提高档案管理工作水平。
  1  电力系统技改大修工程项目档案管理现状
  1.1 档案管理意识弱
  当前电力系统的技改工程存在重设计、施工,轻视档案管理的问题,档案归档意识弱,从而使得档案资料不全,信息数据的缺失,难以为未来工程的管理提供参考。同时,档案管理的专业化程度较低,管理人员自身的业务素质,所采用的管理方式等都有待于完善。
  1.2 档案管理偏离技改项目施工
  技改大修项目的档案管理需要同技改工程建设同步才能使得档案管理有意义,然而,现实中的档案管理却相对偏离技改项目施工,导致档案管理内容不符合工程建设实际,导致档案内容失准、失真,无法发挥档案资料的查询与参考功能。
  1.3 档案管理信息化水平低
  现代信息技术的发展为档案管理创造了全新的出路,档案管理也应该朝着信息化方向发展,然而,当前的档案管理信息化水平较低,缺少先进的档案管理软件和先进技术,不仅影响了档案管理工作效率,也威胁到档案管理质量。
  1.4 缺少档案管理制度与组织机构
  档案管理需要健全完善的制度作为参考,,更需要完备的组织机构来提供专业化的指导,然而,因为档案管理制度与组织机构不完善,从而使得档案管理工作缺少统一的制度约束,也没有强有力的执行与监督。
  2  电力系统技改大修工程档案管理策略
  2.1 增强归档意识,提高管理专业化水平
  档案管理是一项复杂又专业的工作,档案管理工作的高效展开需要先形成档案管理重视意识,这就要求档案管理人员增强自身的归档意识,将档案管理当成一项专门的工作来抓,提高档案管理的专业化程度,对此加强档案管理制度的学习,组织更多的人掌握专业知识、专门的技能,拥有高度专业化、现代化的信息化管理技术与手段,依赖于专业的软件、信息技术等来实现档案信息的自动化收集、整理与归档,而且要将一切档案资料统一归入档案管理资料室,只有这样才能一方面保证档案资料的完整性、客观性、真实性,另一方面也能形成专业化的档案管理系统。
  2.2 创建并完善档案管理制度规范与组织机构
  电力系统技改大修工程的档案管理需要有健全的制度保障与组织保障,对此只有通过健全完善档案管理的制度与规范才能使得档案管理工作有制度可依,才能更好地约束档案管理人员的行为,同时也能为档案人员自身的权力、职责的行使提供依据。通过健全档案管理组织机构能够为工程档案的完善、系统化管理、准确化提供创造强有力的组织保证。不妨尝试将工程项目档案资料从收集到整理再到归档都统一归入项目管理工作程序中,同时重点把大修技改工程的竣工的档案资料交接程序纳入监理合同管理中,从而让工程项目档案管理成为工程项目管理的重要内容。
  2.3 动态跟踪工程进度,档案管理同步化
  档案管理通常要经历三大阶段,具体包括:前期筹备、施工阶段以及竣工阶段,三大时期的档案管理工作也密切相关,形成了前后相继、承先启后、相互过渡的关系。工程项目的施工也是逐层递进、环环延伸,要想提高档案管理工作水平,就必须同技改大修工程同步进行,对此要立足于不同的施工阶段,来对应强化档案的跟随式管理。例如:工程前期筹备阶段,应重点做好立项审批、论证报告以及勘测等方面档案资料的收集、整理与归档,在施工阶段则要重点做好工程质检报告、施工监理等的资料归档,竣工阶段则要重点做好竣工材料的归档管理。应创建专门的档案管理机构、配设专人来承担工程项目建设中的各类文件、资料与材料,而且要妥善地整理、反复地审核,以此来保证档案的系统化、规范化,为日后的资料查找与工程维修提供参考依据。
  技改大修工程的特点是富有动态性、变化性,工程的建设施工一般也是动态设计、动态施工、动态修改,这其中存在很多变化因素,这其中最关键是要求技术人员将施工修改的部位清晰地标识,同时,也要对应附属设计文件以及技改通知等,通过这种方式来有效地控制任何违规、非法材料的出现,控制返工、漏选等问题的出现。
  2.4 提升信息化水平,创建电子档案数据库
  技改大修项目工程的档案管理应该逐渐走向信息化、数字化、智能化,对此就必须提高信息化管理水平。为了达到这一目标可以启动声像档案管理模式,强化前期控制,自工程项目筹备初始阶段,为声像档案管理创造条件,积极地规划工程声像档案管理的方法与模式,而且要对应编制出工程项目声像档案管理的各项制度、规范以及相关的管理标准,其中必须重点围绕声像档案资料的保存、查阅、使用等来做出具体的规定,以此来确保声像档案资料的归档管理水平。而且为了推动技改大修工程管理的信息化、智能化,则要积极地引进现代档案管理软件,通过创建APP来提高档案管理的信息化水平。此外,还应借助网络远程化系统,实现档案的远程化传输、保管、查询等,创建档案电子信息数据库,全面提高技改工程档案管理的信息化水平。
  2.5 强化工程项目竣工管理
  工程竣工材料是否精准、完善直接关系到工程未来的使用、运维,对此必须强化竣工档案管理。竣工阶段关键是要做好档案验收,具体需验收材料包括:隐蔽工程记录、施工技术材料、质检材料、监理材料、竣工图纸等,必须深入检查各个项目、各个阶段所形成的文件、资料,保证这些资料都齐全、完善、到位,同时,也要注重核查相关负责人的签字盖章是否齐全,各项文件资料能否达到档案管理的相关要求,要保证档案的整理朝着系统化、规范化的方向发展。
  3  结语
  技改大修工程档案是对整个工程施工过程的记录,能为未来的工程维护以及资料查询等提供参考,必须高度重视技改大修工程的档案管理,采取现代化的档案管理方式,提高信息化管理水平,从而确保档案管理工作质量,创造预期的经济效益与社会效益。
  参考文献
  [1]华林.档案管理学新论[M].中国社会科学出版社.2010.
  [2]王显静.水电建设工程项目档案实用手册[M].中国电力出版社,2011.
  [3]DA/T 28-2002.国家重大建设项目文件归档要求与档案整理規范 [S].2002.

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