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试论做好基层婚姻登记档案管理的策略

  摘 要:基层婚姻登记档案是基层婚姻登记机关在日常工作中积累的结婚登记、离婚登记、撤销婚姻等有关的能够证明当事人婚姻关系的材料信息。这些材料信息不仅是公民婚姻情况的重要反映,同时也是基层婚姻档案管理工作中的重要部分,因此做好其管理尤为重要。本文就围绕基层婚姻登记档案管理有关的内容进行了分析与探究,,结合现实情况提出一系列基层婚姻登记档案管理的策略。
  关键词:基层婚姻登记;档案管理;婚姻情况;策略
  一、婚姻登记档案的特征
  婚姻登记档案与其它档案相比具有一定的特殊性,其特征可以总结为如下几个:
  1.构建对象存在较强的特定性
  婚姻登记档案是婚姻登记部门在日常工作中形成的档案信息资料,比如补办婚姻登记资料、结婚登记资料、离婚登记资料以及撤销婚姻登记资料等,档案构建涉及到的对象都是具有婚姻关系或者曾经具有婚姻关系的人。且不管是补办婚姻、结婚还是离婚等,档案构建对象都是成双的,不存在一个单独的个体。
  2.档案内容存在一定的专指性特征
  婚姻登记档案内容一般都是对当事人婚姻状况收集而形成的信息,这些资料有一部分是当事人出示的,也有一部分是婚姻登记部门日常工作中积累的,还有一部分可能是法院副本材料。这些材料都能够对当事人婚姻情况进行反映,并不会涉及其它方面的内容,因此其具有较强的专指性特征。
  3.具有保密性特征
  婚姻登记档案信息中有很多内容都涉及到当事人的个人信息,这些信息都属于隐私信息,所以婚姻登记机关应当对这些信息进行保密。假设需要对这些信息进行运用,那么要严格依据有关的制度来,避免当事人信息受到侵犯,提升婚姻登记信息运用的合法性和规范性。
  二、基层婚姻登记档案管理中存在的问题
  虽然近年来随着我国各项建设的不断规范,以及先进技术的运用,基层婚姻登记档案管理工作取得了明显的成效,管理效果日益好转。但是从实际情况来看,我国基层婚姻登记档案管理中依然面临一些问题,具体如下:
  1.婚姻档案资料保存不完整
  婚姻档案资料保存不完整是存在于很多基层婚姻登记机关的问题,具体表现在婚姻登记档案遗失、档案资料不齐全等方面。究其原因是多方面的,比如因为调整区划、对登记处进行合并、撤销或者登记处人员变动等导致婚姻档案信息被遗失。还有一些基层婚姻登记机构在实际档案保存过程中细心度不够,当事人身份证或者户口薄等复印件缺失,核心婚姻档案资料所运用的纸或者墨不规范,一些复印件不够清晰等,都影响了档案信息的有效保存。
  2.管理机制不健全
  通过相关的分析发现,很多地区基层婚姻登记机关都没有设立专门的档案室,婚姻档案没有专人管理,且管理制度缺失,一些婚姻档案与其它的档案混合保存,杂乱无章,严重影响了档案的运用。还有一些基层婚姻登记机构虽然设立了对应的档案管理室,但是并没有配备对应的基础设施,如防火设施、防盗设施等,导致档案资料的安全性受到了威胁。
  3.档案管理人员的综合素质与技能欠缺
  婚姻档案资料是居民婚姻情况的反映和记录,关系到居民的长远发展,所以必须要提升这些资料管理的效果。尤其是在当前新时代背景下,婚姻档案信息的运用率不断提升,也对档案管理人员提出了更高要求,婚姻档案管理人员应当不断学习新知识和新技能,掌握丰富的管理学技能,精通管理学、统计学等各个方面的知识,才能够以提升婚姻登记档案信息管理的效果。但是从实际情况来看,当前我国很多基层婚姻登记机关档案管理人员都存在综合素质与技能欠缺的问题,档案管理工作依然处于低水平阶段,难以运用先进技术提升档案管理的效果,优化档案管理途径等,整体婚姻档案管理的效率十分低下。
  三、基层婚姻登记档案管理的策略
  基层婚姻登记档案管理的策略是较多的,相关档案管理人员要从多方面出发来探究婚姻档案管理的优化路径,从更为科学的视角出发,提升婚姻档案管理的效果。
  1.提升基層婚姻档案管理的重视度
  基层婚姻登记档案是重要的民生档案,是开展婚姻信息服务工作的基础和依据,所以相关人员必须要提升基层婚姻档案管理的重视度,将其放在更加重要的位置上。这就要求基层婚姻登记机关要做好档案管理工作有关的安排,根据具体的工作量、岗位需求等进行人员配备,并及时引进对应的婚姻档案管理设备、设施,对婚姻登记档案信息进行分类存放。还要派专人负责档案管理工作,设定专门的婚姻档案管理室。同时,由于基层婚姻登记档案管理工作是一项系统化工作,需要得到各个部门人员的配合,所以基层婚姻登记机关也要做好全院教育与宣传,使大家都能够认识到婚姻档案管理的价值和意义,并主动配合档案管理人员收集档案信息。
  2.构建科学的婚姻登记档案管理机制
  婚姻登记档案管理机制是婚姻登记档案管理工作开展的基础,基层婚姻登记机关应当结合自身的现实情况来构建婚姻登记档案管理制度,可以构建新制度,也可以对原有的制度进行改善或者优化,加入新的内容,使自身的婚姻登记档案管理有明确的参考依据、规范的流程。并且,为了提升婚姻档案管理的有效性,还可以对所有的婚姻登记档案信息都拟写标题,重新对其编号码,并编制对应的目录,以提升档案管理的规范性。
  3.加强基层婚姻登记档案管理队伍建设
  基层婚姻登记机关领导要认识到婚姻登记档案管理队伍建设的重要性,只有人才队伍较为庞大,婚姻档案管理者的综合素质与技能较高,才能够推动自身档案管理工作迈向新的台阶。第一,要定期对婚姻登记档案管理人员进行培训,多为其培训档案管理专业知识和计算机知识,使其学习更多的技能,将这些技能运用到工作中,促进工作效果的提升。第二,各个地区婚姻登记机关要加强联系,组织档案管理人员相互沟通与交流,学习对方的经验,促进档案管理技能的互通,大家相互取长补短,以提升婚姻登记档案管理的成效。第三,要构建奖惩机制,对基层婚姻登记档案管理人员进行奖惩。
  四、结语
  基层婚姻登记档案管理是基层婚姻登记机关的一项重要工作,虽然当前我国很多地区基层婚姻登记档案管理工作做的还不是十分完善,其中还面临一些问题,但是相信随着时代的快速发展,基层婚姻登记档案管理工作会得到完善。本文结合现实情况提出一系列基层婚姻登记档案管理工作完善的措施,希望能够为相关人员提供一些参考和借鉴。
  参考文献
  [1]刘玉书.浅谈如何做好新形势下的婚姻档案管理工作[J].档案天地.2016(01)
  [2]李洪梅.谈如何加强婚姻登记档案管理工作[J].黑龙江档案.2016(08)
  [3]顾岩.做好基层婚姻登记档案管理的策略分析[J].兰台内外.2013(12)
  [4]范康健、刘春华.建立婚姻档案服务体系的设想与探索[J].档案与建设.2014(06)

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