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事业单位档案管理中存在的问题及对策

  摘 要:随着信息时代来临,事业单位档案管理也普遍采取信息化,规范化,标准化的管理方式,在传统档案管理方式向新的管理方式转变的进程中,会面临许多问题,例如档案的管理制度、管理系统以及管理人员职业素质等方面,都存在一些缺陷,该文基于对事业单位档案管理的内容和特点进行分析,总结了现在工作中的一些问题,并且探讨了解决途经,期望促进事业单位档案管理工作能够持续健康发展。
  关键词:事业单位;档案管理;问题;对策
  1.事业单位档案管理工作内容与特点分析
  我国事业单位的档案管理资源是文献信息管理资源的重要组成,涉及科教文卫诸多方面。档案资源是对事业单位各项工作以及成果,活动的记录资料,是客观事实的重要依据。事业单位档案管理工作对事业单位管理运行有重要意义。
  事业单位档案管理主要是对档案信息的收集整理,归档存储,传输利用等。对于不同的档案信息需要分类,并且进行序号编号以及存储归档,这样便于后期快速检索到相关信息,可以快速查阅,传输和利用档案资源。档案管理工作主要表现为四方面的特点:一是服务性,档案资源服务于单位。事业单位档案资源中汇集了人力资源信息以及单位相关活动,成果,研究的资源,这些档案资源都可以进行信息查询、传输于利用,为事业单位的内部管理提供便捷服务。二是保密性,档案管理需要保证其保密性。档案管理部门作为事业单位的信息管理机构,档案的存储和利用具有严格的保密性,档案资源的主要服务对象是事业单位以及国家机关。三是完整性,档案管理工作中,在收集和整理档案信息时,要保证其完整性,能够全面的反映对某个活动或事项的直观记录。四是真实性,存储档案时必须仔细甄别其真实性,对于有问题的档案要及时验证和修正,以保证存储的档案时真实有效的。
  2.事业单位档案管理工作面临的问题分析
  2.1.管理制度与管理方法
  健全完善的管理制度是档案管理工作顺利开展的基石。事业单位档案管理制度存在一定的形式主义,没有完善的制度每个细节规范,也没有执行或落实到位,缺乏规范化,标准化的全面制度,导致档案资源信息在收集整理和存储过程中会出现错误和遗漏情况。
  其次,事业单位档案管理工作以及涉及到的档案内容繁杂广泛,缺乏科学和规范的管理方法,近年虽然信息化进程加快,,但是事业单位传统纸质档案的管理模式还处于主导的地位,缺乏科学先进、合理有效的信息化档案管理方法,不利于提高事业单位档案管理工作质量和档案利用的效能。此外,事业单位的档案管理信息电子化建设还在进行中,信息化进程受信息技术以及网络安全,资金,人员等许多因素的影响,这就使事业单位档案管理存在一些安全威胁,稍有不慎就会导致档案损坏,篡改或丢失,威胁档案资源的安全性,完整性和真实性。
  2.2档案管理信息化系统建设
  现阶段在信息化时代的大背景下,信息系统与互联网技术广泛应用于各个领域,事业单位档案管理也普及了信息电子化途经。事业单位对档案管理信息化管理日益重视,大力推广实行信息化档案进行管理方式。信息化系统的建设方便了档案信息的查询和使用,节省了时间和人力,大大降低了档案管理的成本。但是新方式就会带来新问题,档案管理信息化進程中仍然存在一些急需解决问题:例如档案管理人员对信息技术的掌握程度较低,档案信息录入到计算机数据库存储之后并未进行高效的管理和利用,导致档案资源利用率低。
  2.3管理人员综合素质
  在网络时代背景下,信息化技术的进步给事业单位档案管理带来了机遇,同时也带来了挑战。档案管理信息化系统建设,除了需要档案管理人员具有专业的档案管理知识和技术,还要求档案管理人员具备计算机以及信息系统操作技能。事业单位档案管理人员需要具备过硬的综合职业素质,充分发挥事业单位档案管理的价值,提高档案管理和服务的质量。但是目前的事业单位档案管理人员中,还有少数档案管理人员缺乏专业、高水平的业务技能和档案管理知识,无法实现档案管理的科学化、规范化要求。
  3.提升事业单位档案管理效能的策略探讨
  3.1建全完善的管理制度,实行规范化的管理模式
  制度是保障档案管理工作持续有序进行的前提,建立完善的制度是当务之急,制度建立之后,还需要进行监督和落实,保障能够严格的按照规范进行档案管理。通过完善的制度和规范化的管理方式提升档案管理工作的效能。档案管理制度的制定需要结合国家政策以及事业单位自身特点和需求,制定符合自身情况的管理制度。对于管理制度要加大执行力度,把各项规定落到实处,对档案管理做好监督。档案管理工作不是独立存在的,与事业单位各部门都紧密联系,因此档案管理部门要与各部门加大合作,让档案的管理和收集工作能够高效完成,提升档案完整性。
  3.2加快发展信息化档案管理模式,推动档案管理标准化发展
  在信息科技时代背景下,要加快发展档案管理信息系统建设,去除传统的档案管理模式中的弊端,不断的结合新形势,拓展新方式让档案管理可以与时俱进。事业单位档案信息化管理需要大量的资金投入,以及信息系统建设,使档案资源的查阅,传输,使用变得更快捷,节省人力物力的同时提升了档案利用的效率和价值。同时,档案管理信息电子化建设中,要加强档案数据库和系统的网络的安全建设,防止非法入侵以及破坏档案数据系统的行为,较好地保证事业单位档案信息的安全、高效使用.
  3.3提高档案管理人员的综合素质,加强管理人员队伍建设
  档案资源制度和规范化管理方式要从管理意识上进行提升,提升档案管理人员的综合素质和技能,档案管理人员的思想意识和综合素质对档案管理工作的效能有直接的影响作用。首先要加大管理人员培训力度,培养正确的档案管理意识,认识档案管理工作的重要性,加强其计算机技能培训,使档案管理人员能够熟练掌握操作系统。让事业单位内部的档案资源可以得到良好的整合和利用,从而提升事业单位档案管理工作的健康持续发展。
  参考文献
  [1]新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J].王倩,刘晓华.现代国企研究.2019(10)
  [2]档案管理存在的问题及对策分析——昆明市市级机关档案业务指导工作实践[J].马金鹏.云南档案.2018(12)
  [3]档案管理工作过程中存在的问题以及相应对策分析[J].王兵.科技创新与应用.2016(25)
  [4]探讨基层单位文件档案管理现代化路径[J].王霞.中外企业家.2020(09)

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