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文书档案数字化管理的策略管窥

  摘 要:文书档案是单位的重要信息资源,不仅记录着单位发展的历史过程,对单位的日后发展也起着重要的指导作用。在这个信息技术发展迅速的时代,传统的档案管理模式已经不适合当前时代的发展了,为满足信息时代人们对文书档案的新要求,相关部門实施了文书档案数字化管理。本文分析了文书档案数字化管理的意义,制定了文书档案数字化管理的策略,希望能够推动我国文书档案数字化管理建设取得良好的发展。
  关键词:文书档案;数字化管理;策略
  引言
  如今信息技术已经被广泛应用于各行各业当中,对推动我国的经济发展起着重要作用。文书档案作为档案的重要组成部分,在社会中发挥的作用也逐渐突显出来,纸质版的档案在长时间的储存过程中易发生页面破碎、字迹模糊等现象,不利于档案信息的反复查阅,在管理上耗费的人力物力也比较大,且整体的管理效率不高。因此,为了确保文书档案管理能够更好地储存和管理,就要创新文书档案的管理方式,与信息技术相结合,创造出更多有价值的文书档案信息,这样才能满足时代发展对档案信息管理的要求。
  1 文书档案数字化管理概述
  1.1文书档案数字化化管理
  文书档案的数字化管理模式主要是应用数字化技术,利用计算机无线网络,通过文字识别技术获得图片文件,并利用先进的存储管理手段将图片储存于数据库中,同时凭借网络技术实现文书档案的数字化管理。它可以实现网络共享和文书档案的远程传递,建立完整的档案管理体系,还能通过网络实现文书档案的智能检索,提高文书档案的利用率。另外,还能确保对文书档案保护的力度,避免档案信息丢失带来不必要的麻烦,将纸质档案和数字化档案有效结合起来,最大限度地节省资源,提高档案管理的效率。
  1.2建立文书档案数字化管理的意义
  建立数字化档案管理的优势众多,主要表现在以下方面:
  (1)提高档案管理的工作效率。传统的文书档案管理工作所有的工作环节都是人工跟进的,由于档案管理涉及内容广泛且复杂,大部分的资料都是单位的重要资料,整理起来费时费力,很容易因工作人员大意出现内容上的错误,降低档案管理效率。而建设文书档案信息化管理,可以利用互联网手段,对存档的资料进行云储存,这样在资料的收集、整理、分类和移交等工作内容上可以有效的节省时间,而且只要确保网络上的存档真实可靠,在查阅过程中就不会出现其他错误,能够确保档案管理工作的顺利开展,提高文书档案管理的工作效率[1]。
  (2)确保档案管理的安全性。传统的纸质文书档案在转移和使用过程中容易丢失或因外界因素受到损坏,破坏档案的安全性和完整性。文书档案信息化管理模式可以将纸质档案转化为电子档案,传到网络上的档案可以进行计算机云备份,即便档案丢失也可以在网上迅速查到备份文件,杜绝档案丢失问题的发生,有效的保障了档案的安全性。但是网络上也具有一定的风险,所以要随着信息技术的发展对档案数字化管理系统定期升级更新。
  (3)提高档案的信息传递和共享化。建立文书档案数字化管理模式后,能够促进文书档案信息资源的再利用,利用无线网络促进文书档案信息资料的快速传输,检索文书档案信息方便快捷,能够实现文书档案信息在不同区域、行业以及国家之间的即时共享,这也是实现现代信息资源共享和共建发展的潮流与趋势,为文书档案管理提供了新的发展方向。
  2 构建文书档案数字化管理模式的策略
  2.1提高文书档案管理人员的素质
  要想实现文书档案数字化管理,离不开文书档案管理人员的共同努力,管理人员在构建文书档案数字化管理模式中起着重要的推到作用。现阶段我国文书档案管理工作中有一部分是非专业出身的管理人员,还有档案管理人员的老龄化问题等都是制约文书档案信息化发展的重要因素,这些问题给构建文书档案信息化管理带来了一定困难。因此,相关单位就要注意提高文书档案管理人员的素质,除此之外还要引进相关专业的管理人才,增加单位优秀管理人员的储备。各单位还要积极完善人才管理制度,采用有效方法调动员工的积极性,促进文书档案管理人员数字化管理的自觉性,可将档案数字化管理能力与其工资、职位晋升挂钩,建立奖惩机制,这样才能促进全体档案管理人员积极地投入到文书档案数字化管理模式建设中,共同做好文书档案数字化管理工作[2]。
  2.2建立文书档案信息数据库
  建立文书档案信息数据库是管理技术创新的主要手段,通过与信息技术的结合建立全文数据库和目录数据库两种模式,保证两者之间数据信息的兼容性,实现文书档案信息的高效利用。各单位在构建文书档案数据库时,也可结合自身实际情况和参照相关技术规范完成文书档案数字化管理操作,亦能促进其文书档案数字化管理水平提升。另外,还要将档案工作进行标准规划的统一执行,利用互联网手段为管理人员提供专业配置上的支持,让管理人员对档案进行统一的维护和管理,有利于进一步提升档案的管理效率。
  2.3构建统一的文书管理数字化平台
  统一的数字化平台是提高档案数字化管理效率的有效手段,要对文书档案数字化工作模式进行适当调整,优化文书档案管理工作内容的细节,这样才能促进文书档案管理工作的稳定开展。另外,还要确保相关管理部门之间的沟通,调整文书档案的使用方式,优化配置与合理利用档案管理部门内部资源,积极构建相对安全可靠的网络信息化系统,努力实现文书档案信息资源的共享。只有这样才能促进文书档案数字化管理模式的应用效果全面提升[3]。
  结语
  综上所述,建设文书档案信息化管理模式意义重大,相较于传统的纸质版文书档案编辑更加灵活,,管理更加方便快捷,能够实现文书档案信息资源共享。所以,相关部门要提高对文书档案管理工作的重视,对档案管理人员的综合素质提出高标准严要求,加速推进文书档案数字化建设管理,及时创新文书档案管理理念,积极构建文书档案管理数字化平台,通过这些措施,才能构建相对完善的文书档案数字化管理体系,从而不断提高文书档案管理水平。
  参考文献
  [1]韩娟.文书档案数字化管理的策略探究[J].兰台内外,2019,0(26)
  [2]杜娟.新形势下文书档案数字化管理的策略研究[J].治黄科技信息,2016,0(3)
  [3]朱婷.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略[J].办公室业务,2020,0(2)

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